従業員のコンディションやモチベーションを把握し、コミュニケーションを活性化することは良好な人間関係を構築し、生産性の向上や予期せぬ離職を防ぐことにもつながります。しかし、さらなる働き方改革が求められ、リモートワークが普及するにつれて、オフラインでのコミュニケーションの機会が減り、会社側が従業員のコンディションを正確に把握することが難しくなってきています。そんな課題解決に役立つツールが当社のコンディション把握システム「Willysm （ウィリズム）」です。従業員のコンディションを把握する必要性が高まっている今だからこそ、その機能を確認するべく、当社担当者に「Willysm」の開発から運用の現状を聞きました。
モチベーションを維持できる組織って、どんな組織？
「Willysm」（ウィリズム）は、合併前の旧キーポート・ソリューションズが2015年8月に提供を開始したサービスで、個人と組織の「気持ち」を可視化・数値化することで、個人と組織のモチベーションを把握し、個人のモチベーションと組織の生産性を向上させるための活動の機会を提供するサービスです。 「気持ち」を見えるようにするって？ どうやって個人のモチベーションを把握するのだろうか？これを読んだだけでは、どんなサービスか、具体的に想像するのは難しいのではないでしょうか。そして、そもそもなぜ、人の気持ちを見える化するツールを開発しようと思ったのか。まずUI/UX・HR Techサービスラインのヘッドを務める杉本がIT業界の特徴から話し始めました。
IT業界ではお客様のオフィスに常駐して仕事をする「客先常駐」というワークスタイルは珍しいものではありません。開発に携わるシステムエンジニアをはじめプログラマーやネットワーク・サーバーなどの保守管理技術者などは、客先に常駐したり出向して仕事をすることが多くあります。当社でもそのことが離職につながる事例がありました。
客先で仕事をこなすことは、自社とは異なる環境で経験を積むチャンスではありますが、何かあっても、気軽に相談できる上司や先輩がいないため、どうしても1人で困ったこと、悩み事を抱え込み、ストレスをため込みやすくなります。また、炎上しているプロジェクトがある場合だと、従業員の気持ちが分かりにくいケースが多々あります。報告がない限り自社からは具体的な状況が見えにくく、その従業員の気持ちにまで寄り添うことはなかなか難しいというのが現状です。社内メンバーとの交流が少なくなっていくことで自分の会社への帰属意識が薄くなり、モチベーションは下がる一方です。ストレスから心の健康をそこなうケースも少なくありません。この悪循環が離職につながる可能性があります。
客先常駐する社員の離職を知ったときに、帰属意識の醸成が重要だと思いました。それには従業員のコンディションを把握し、組織エンゲージメントを高める必要があります。組織と従業員の間に確かな信頼関係があって、働き甲斐や働きやすさを実感できる組織を目指さなくては、と考えました。組織エンゲージメントが向上していけば、おのずと帰属意識が醸成され、コミュニケーションも活性化します。そして帰属意識が高まれば、結果として離職率の低下につながっていくわけです。
杉本が言うように、働きやすい労働環境が整っていて、仕事へのモチベーションが維持できる企業であれば、組織エンゲージメントは高まります。それによって人材の離職を防げ定着率が高ければ、それだけスキルやナレッジが蓄積され、さらに企業の成長が望めるというわけです。それには、従業員の日々の気持ちやモチベーションが把握でき、メンタルヘルスの推進につながるツールが必要になります。そこで開発されたのが「Willysm」でした。
3つの色もグッドシングスも気軽に入力、これが大事！
メンタルヘルスというと、うつ病などの心の病を連想してしまい、ちょっと重くなりがちです。だから、そうして身構えることなく、気軽に向き合えるツールが望ましい。それには簡易性が第一です。そのため「Willysm」の基本機能はいたってシンプルです。毎日17時になると従業員各自のデバイスに「Willysm」のポップアップアプリが起動。まずは自分の気持ちの入力から。その日の自分の気持ちを青、黄、赤の3つの色から選びます。青は「Excellent!」、黄色は「Well Done!」、赤は「Not So Good」。いずれかの気持ちを入力すると、日々「ウィルマップ」と呼ばれる従業員のコンディションがヒートマップ状に表示されていきます。
このウィルマップはマネージャー層だけでなく、従業員全員が見ることができるようになっています。「自分の気持ちを上司に伝えるの？ みんなにも知られるの？ それはちょっと勘弁だな」、そんな声も耳にしました。ところが、それでも入力を続けていくと、ウィルマップによって自分の気持ちの軌跡に気づき、また同僚の気持ちをも気遣うようになるから不思議です。
マネージャー層は管理画面を確認することでそれぞれの従業員はもちろん、部署内全体の心理状況を把握することができます。「たったその3つの色の変化だけで？」と思われるかもしれませんが、それだけで実際に深刻な事態を避けることができたという事例もありました。ある従業員にずっと「赤：Not So Good」が続いていることに気づいて、話を聞いてみたところ、仕事上、行き詰っている内容を吐き出せずにいたらしく、1人で抱え込んでいたというのです。こういったケースにはマネージャー層が対応することもあれば、同僚が先に声がけをして、問題の解消につながったこともあります。従業員の状況が把握できれば、必要に応じてコーチングやカウンセリングを受けてもらうなどの対処ができ、事態の悪化を防ぐだけでなく業務改善のきっかけにもなり得ます。日々顔を合わせない従業員や、現在のようにリモートが主体となったワークスタイルの場合は特に、従業員の気持ちを可視化・数値化できる「Willysm」は組織のメンタルヘルスケアの有力なツールなのです。
気持ちやモチベーションを色によって記録した後には、その日によかったと思ったこと、や幸運な出来事を3つの記入する「3グッドシングス（Three Good Things）」の欄があります。これは、幸福な出来事を思い描き、物事を前向きに捉えることを習慣化することで、ポジティブな思考が身につくとされるポジティブ心理学に基づいた機能です。
さらに、同僚やチームメンバーに感謝の気持ちを伝える「サンクスカード（メッセージギフト）」を送る機能なども備えられています。してもらってうれしかった、ありがたかったという、それだけの言葉でやる気が出たという経験はないでしょうか？その日を振り返って、軽い気持ちで素直に入力することが大事です。
さらに組織エンゲージメントを高める機能を追加
導入当初は、社内利用のプロトタイプで開始しました。平均して1カ月に1回アンケートを取り、従業員の声を反映しながら改善を進めてきました。とにかく簡易な入力は絶対条件でした。
「Willysm」の提供を開始した2015年は12月から従業員数50名以上のすべての事業場でストレスチェック制度の実施が義務づけられたことから、ストレスケアにも寄与する「Willysm」は多数のメディアに取り上げられました。さらに2019年4月から働き方改革関連法が順次施行され、働きやすい環境整備や生産性向上への取り組みが、ますます求められるようになりました。 こうした状況を受け、「Willysm」に新たな機能として同年10月にAIを活用して顔写真から気持ちを判定する「AI気持ち判定」が、さらに12月には「ラインケア機能」が搭載されました。
「ラインケア機能」は従業員の3つの気持ちの入力状況から声をかける対象を自動的に抽出し、上長へメールで知らせる機能となります。これによって、日々の業務に追われて部下のサインを見落としがちな上司も、声がけの機会を逃さずに済みます。従業員にとって「見守られている」という安心感が組織への信頼感、心理的安全性を育み、コミュニケーションの活性化にもつながっているのです。
これまで「Willysm」の導入社数は数は延べ100社以上を数えます。そのうちIT業界が4割を占めています。前述したようにIT業界では客先でプロジェクトが動き始めると、自社のマネージャー層から従業員の状態が把握しにくいため、「Willysm」の機能が重宝されているのです。そのほか本社と支社、店舗の場所が離れているような多店舗展開をしている業種が3割を占めます。こうした事業形態で「Willysm」を導入しているある企業では、離れた場所にいる従業員の心理状態やモチベーションの変化を把握しながら職場環境の改善に努め、従業員の定着率の向上につなげていると聞きました。また、3割がコーチングなど能力開発に注力している企業でした。
「Willysm」は現在も進化を続けています。2019年3月から 色を識別しにくい人向けに、ウィルマップにユニバーサルモードを採用しています。さらに「サンクスカード」はリニューアルして8月にリリースする予定です。乞うご期待ください。
※ソーシャルディスタンスを保ち、マスク着用でインタビューしております。
写真撮影時のみ、距離を詰めてマスクを外しております。